Vanhojen sote-tietojen arkistointi

Vanhojen sote-tietojen arkistointi

Toteutettava hankinta liittyy ensisijaisesti tarpeeseen siirtää pitkäaikaisarkistoinnin piirissä sähköisessä muodossa olevat asiakas- ja potilastiedot Kanta-palveluiden Potilastiedon arkistoon sekä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Toissijaisesti samassa yhteydessä siirretään muut kuin Kanta-säilytettävät asiakirjat soveltuvaan säilytyspaikkaan. Tällaisia asiakirjoja voi olla esimerkiksi laskut, ajanvaraukset, sosiaalihuollossa syntyneet potilastiedot tai useat eri lomakkeet.

Hankinnan myötä pyritään toteuttamaan olemassa olevissa potilastietojärjestelmissä säilytysvelvollisuuden piirissä olevien tietojen arkistointi vaatimusten mukaisesti ja kustannustehokkaasti. Hankinnan tavoitteet koostuvat näin ollen arkistointivelvoitteen täyttämisen lisäksi kustannussäästöistä, jotka muodostuvat siitä, että aktiivikäytöstä poistuneiden järjestelmien sopimukset voidaan päättää.

Dynaaminen hankintajärjestelmä on perustettu sen vuoksi, että alueelliset tarpeet täsmentyvät alueiden siirtoprojektien käynnistyessä ja ehdot täyttävien toimittajien liittyminen hankintajärjestelmään on haluttu mahdollistaa hankinnan ollessa käynnissä. Tarkat tiedot siirrettävistä järjestelmistä annetaan osallistuville toimittajille hankintavaiheen yhteydessä.

Toteutettava dynaaminen hankintajärjestelmä on jaettu seuraaviin osa-alueisiin:

1) kaikkien säilytysvelvollisuuden alaisten tietojen saaminen nykyisistä terveydenhuollon potilastietojärjestelmistä ulos sovitussa muodossa,

2) kaikkien säilytysvelvoitteen alaisten tietojen saaminen nykyisistä sosiaalihuollon asiakastietojärjestelmistä ulos sovitussa muodossa,

3) tietojen muuntaminen valtakunnallisten Kanta-määrittelyiden mukaiseen standardimuotoon terveydenhuollon potilastietojen ja lainsäädännön mahdollistaessa sosiaalihuollon yksikössä tuotettujen terveydenhuollon potilastietojen osalta sekä muunnettujen tietojen viemistä Potilastiedon arkistoon Kelan vaatimalla tavalla,

4) tietojen muuntaminen sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston määritysten mukaiseen standardimuotoon ja muunnettujen tietojen viemistä sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon sertifioidulla A-luokan järjestelmällä,

5) muiden kuin asiakas- ja potilastietojen (tai muista syistä sellaisten asiakirjojen, joita Kanta ei vastaanota) tuominen muuhun, hankintajärjestelmän sisäisen kilpailutuksen aikana tarkennettavaan säilytyspaikkaan sovitussa muodossa, mahdollistaen myös näiden tietojen arkistoinnin sekä

6) alueelliseen migraatioon liittyvä projektinhallinta-/suunnittelu- ja arkkitehtuurityö, jossa tarpeen hyödyntää osaamista seuraavilta osa-alueilta: asiakas- ja potilastietojärjestelmät, asiakas- ja potilastietojen migraatiot, asiakas- ja potilastietojen arkistointi, projektien arkkitehtuuriohjaus, monitoimittajaympäristössä toimiminen sekä hankinnoissa tukeminen.

Hankintajärjestelmässä ei ole määräostovelvoitetta eikä järjestely muodosta toimittajalle yksinoikeutta myydä määriteltyjä työkokonaisuuksia järjestelmässä mukana oleville osapuolille .

Ehdokas voi lähettää hakemuksen yhteen tai useampaan DPS:n osa-alueeseen. Poikkeuksena osa-alueelle 6 hyväksytty tarjoaja ei voi olla tarjoajana osa-alueilla 1 – 5. Vaatimus perustuu siihen, että osa-alueeseen 6 kuuluu hankintojen tukeminen.

Dynaamisen hankintajärjestelmän osa-alueisiin 3, 4 ja 5 osallistuvien tarjoajien on tunnettava tarvittavat liityntätekniikat tietojen viemiseksi kohdejärjestelmään. Tarjousta jättäessään tarjoajan pitää selvittää / tuntea integraatioon liittyvät selvitettävissä olevat reunaehdot siten, että toimittajan opastamisesta sote-arkistoinnin periaatteisiin ei aiheudu hankintajärjestelmän sisäisen kilpailutuksen tarjouksessa hinnoiteltujen lisäksi ylimääräistä kulua asiakkaalle.

Dynaaminen hankintajärjestelmä yleisesti

Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen hankintamenettely (Laki julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista 1397/2016, 49 §) tavanomaisille ja markkinoilla yleisesti saatavilla oleville hankinnoille, ja on kestonsa ajan avoin kaikille soveltuvuusehdot täyttäville toimittajille.

Dynaamisen hankintajärjestelmä perustetaan (hankintalaki 50 §) julkaisemalla hankintailmoitus, jossa on ilmoitettava hankintajärjestelmän kesto sekä järjestelmän kohteena olevien suunniteltujen hankintojen luonne ja arvioitu määrä.

Dynaamiseen hankintajärjestelmään

• tarjoaja voi liittyä milloin tahansa sen voimassaolon aikana

• voi liittyä rajoittamaton määrä tarjoajia

• hyväksytään osallistumishakemuksen perusteella, siinä asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ehdokas

• kaikki hankinnat on kilpailutettava DPS:n hyväksyttyjen toimittajien kesken

• kilpailutusten määrää ei ole rajoitettu

• hankinnan kohde ja vaatimukset määritellään kilpailutuskohtaisesti

• valintakriteerit tehdään kilpailutuskohtaisesti

• hinnat asettuvat kilpailutuskohtaisesti asiakkaiden tarpeiden mukaisesti.

Hankinta on tarkemmin kuvattu liitteessä 1.